Vi har nu i snart två veckor arbetat på distans och har inte märkt några stora skillnader kort om att vi inte har några möten i person med våra kunder under denna perioden. Istället har vi desto fler webbmöten.
Detta inlägg är det första i en serie som kommer att gå igenom hur vi har byggt upp vår systemflora för att möjliggöra distansarbete, fast ändå tillsammans och som ett lag där vi alla både mår bra, är effektiva och vet vad som skall prioriteras.
Det virtuella kontoret
En av de svåraste sakerna med att jobba på distans är motivation och avsaknaden av de sociala interaktionerna. Det är jobbigare och påverkar motivationen att inte kunna ta ”de där snabba puckarna” med bordsgrannen och att inte ha någon att snacka skit med medan man utför sitt arbete. Den enkla sanningen är faktiskt att många av oss arbetar bättre när vi är tillsammans med andra, det inspirerar och göder vår kreativitet.
Det här vet vi om och vi ville, så långt vi bara kunde, motverka effekterna av detta.
Det första vi gjorde när vi tog beslutet om att vi alla skulle fortsätta vårt arbete från våra hem, var att öppna upp en stående kanal i Google Meet (tidigare Hangouts). Den är inte där för att vi skall hålla koll på varandra, och vi tror inte heller att övervakning gynnar produktiviteten. Men vad vi dock har märkt är att vårt virtuella kontor gör oss gladare, mindre ensamma och det gör oss i sin tur mer produktiva.
Tanken var att om vi kan träffa våra kunder via länk, varför kan vi inte också träffa varandra på samma sätt?!
Nästa som en vanlig arbetsdag
Genom vårt virtuella kontor kan vi mer eller mindre fortsätta bedriva vår arbetsdag på samma sätt som vi gjorde när vi satt tillsammans på vårt kontor i centrala Stockholm. Skillnaden från tidigare är att vi nu ser kollegor som från tid till annan är lite mer ledigt klädda. Annars är arbetsdagen sig ganska lik. Vi har bordsgrannen att prata med, om vi behöver ringa ett samtal så har vi fördelen att vi nu inte behöver tala tyst eller dra oss undan, vi kan helt enkelt bara trycka på mute på vår mikrofon. Om vi skall ha möte så byter vi bara “rum” och hoppar in med vår kund i “konferensrummet”.
Det har aldrig varit lika enkelt som nu att arbeta på distans. Detta tack vare work operating system som monday.com och de framsteg som gjorts inom videokonferenssystem de senaste åren är våra konversationer med god ljudkvalitet, bra bild och utan fördröjning.
Det finns många olika system för videokonferenser att välja på där ute. Vi har fastnat för Google Meet av några enkla anledningar. De främsta är:
- God kvalitet på ljud och bild.
- Enkelt att ansluta.
- Kräver ingen installation av mjukvara.
- Synkar väl med våra google-kalendrar.
- Upp till 250 deltagare per konferens.
- Lätt att dela skärm.
Kommande avsnitt
I denna serie kommer vi – jag och mina kollegor – att ta dig igenom vårt arbetsflöde, helt uppbyggt inom monday.com, Teamtailor och Oneflow.
Vi på Omnitas har olika specialområden, därför kommer vi att hjälpas åt att beskriva hur vi arbetar på distans i dessa tider, med våra kundprojekt. Vi kommer att ge er insikt i hur ni kan strukturera era boards inte bara för att kunna arbeta på distans… tillsammans… utan också för att bli mer effektiva i era processer oavsett om det handlar om er beläggning eller er försäljning.
De kommande avsnitten kommer att innehålla;
- Marknadsföring & Försäljning
- Beläggning & Planering
- Support & Ärendehantering
- Automationer & Integrationer
- Rekrytering
- Kund-, leverantörs- & anställningsavtal
Våra mallar
Är du också lite trött på generiska mallar gjorda för massorna på ett sådant sätt att de tillslut inte passar för någon, som dessutom är på engelska?
Våra mallar är testade i verkliga förhållanden i Sverige och är resultatet av en kollaboration av alla oss på kontoret med tidigare erfarenheter som VD, HR-chef, Opertiv chef, försäljningschef och mycket mycket mer inom en bredd av olika branscher.
Du är alltid varmt välkommen att höra av dig till oss så kan vi ”pusha” våra mallar till ditt konto mot en mindre kostnad.
Det kan vara ett snabbt alternativ till specialtillverkade boards och till en lägre kostnad. Det kan också vara ett bra startskott för dig att börja din egen utveckling ifrån.
Fyll i vårt formulär här så återkopplar vi till dig så snart vi bara kan.
